Synthèse Lutter contre la surcharge digitale
Hyperconnexion, hyperprésentéisme, voire hyperstress… Oui, les outils digitaux révolutionnent les modes de travail et boostent la performance ; c’est ce qui est attendu d’eux, mais force est de constater qu’ils ne sont pas sans risques pour les équipes et induisent bien souvent perte de temps et d’énergie.
Mails, intranet, réseaux sociaux, plateformes collaboratives, messageries instantanées, vidéo-conférences… Tous ces outils sont devenus indispensables pour tirer son épingle du jeu dans un monde où ce ne sont plus les plus gros poissons qui mangent les autres, mais bien les plus rapides. Puissants, indispensables… mais aussi potentiellement néfastes pour les équipes s’ils sont mis en œuvre sans cadrage préalable. Comment capter toutes les opportunités offertes par le digital sans épuiser vos équipes et amoindrir l’agilité de votre organisation ? Comment garantir que ces nouvelles technologies soient réellement un atout et non un frein pour votre développement ?
Déconnexion : la fausse bonne idée ?
De nombreuses voix s’élèvent pour vanter les mérites de la déconnexion ; plusieurs entreprises ont d’ailleurs pris des mesures radicales pour lutter contre la sur-sollicitation numérique, telles Volkswagen qui bloque ses serveurs mails le soir et le week-end pour environ 3 000 de ses collaborateurs, ainsi que Henkel, Sodexo ou PriceMinister qui ont testé des journées (ou des demi-journées) sans mails.
Mais les résultats n’ont pas été très probants, puisqu’à l’exception du constructeur automobile, les autres acteurs ont soit abandonné l’initiative soit assoupli les règles du jeu. En effet, ces mesures sont perçues comme infantilisantes par les collaborateurs concernés et en opposition frontale avec les principes d’autonomie et de flexibilité que leur entreprise promeut par ailleurs. De plus, elles ne font bien souvent que repousser le problème : à la réouverture des serveurs, les mails restés en souffrance s’accumulent en masse, avec des heures de traitement à la clé pour le collaborateur.
Combattez l’hyperconnexion
Si les solutions autoritaires et radicales de « sevrage de mails » n’apportent pas les résultats escomptés, des pistes à suivre pour limiter concrètement les effets néfastes de l’hyperconnexion existent bien. Le premier pas indispensable est de mesurer l’ampleur du problème, via l’analyse détaillée des serveurs mails et des connexions externes, conjuguée et com- plétée par des focus groupes de collaborateurs. En cas de surcharge conformée par les chiffres, plusieurs solutions s’offrent à vous, avec des horizons de temps différents. Vous pouvez ainsi mettre en place des mesures immédiates – chartes et autres guides de bonnes pratiques pour l’utilisation du mail ou des outils collaboratifs. De nombreuses grandes organisations – Banque Populaire, Daimler, Intel – ont déjà franchi cette étape qui présente l’avantage de donner un signal fort à l’ensemble des collaborateurs. La création de filtres limitant l’encombrement de boîtes mails ou la suppression de certaines options de messagerie (« répondre à tous », suggestions de CC ou CCI) peuvent compléter ces initiatives. Mais vous pouvez surtout choisir d’agir sur le long terme en partant du principe que la surcharge est souvent le symptôme d’un dysfonctionnement culturel plus profond, en particulier d’un manque de clarté dans l’organisation du travail et les processus décisionnels. Plus exigeante, cette approche suppose une nouvelle lecture du leadership.
Extrait de Business Digest N°285, avril 2018
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Publié par Caroline Schuurman