1. Ne confondez plus occupé avec efficace

D’après Do Nothing : How to Break Away from Overworking, Overdoing, and Underliving de Celeste Headlee
(Harmony Book, 2020)

Tel un hamster dans votre roue, vous enchaîniez toujours plus d’activités, à un rythme toujours plus effréné, avec des objectifs toujours plus élevés. Or cette course sans fin à la productivité est contre-nature et contre-productive. Appuyez sur la touche pause.  Votre efficacité repose sur votre capacité à ralentir, parfois vous arrêter pour recharger les accus, prendre du recul ou tout simplement … éviter de foncer dans le mur du surmenage !

2. Repenser et (se) réinventer

D’après Think Again : The Power of Knowing What You Don’t Know d’Adam Grant
(Viking Press, 2021)

Êtes-vous aussi agile d’esprit que vous le pensez ? Peut-être pas. C’est pourtant une qualité clé pour limiter les décisions malheureuses et, mieux encore, pour s’adapter quand tout autour de vous est complexe et chaotique ! Repérez les pièges les plus fréquents qui limitent votre souplesse d’esprit avec un test rapide (et amusant) pour repérer votre ou vos mode(s) de pensée dominant(s) ainsi que leurs forces et limites. Commencez par ça !

3. Préservez votre capacité de concentration

Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World de Cal Newport
(Grand Central Publishing, 2016)

Les exponentielles sources de distraction rendent totalement chimérique l’idée d’une concentration ininterrompue. À vous de mettre en place stratégie et disciplines qui vous conviennent pour préserver des plages de travail de pleine intensité : comprendre son rythme naturel et s’imposer une réelle discipline personnelle sont deux moyens infaillibles pour renforcer votre capacité à vous concentrer au travail.

4. Surcharge collaborationnelle, piège du management hybride

Beyond Collaboration Overload, de Rob Cross
(Harvard Business Review Press, 2021)

La collaboration à tous crins a des effets pervers : surcharge de travail, stress inutile, et in fine innovation freinée et performance impactée. Comment sortir de ce cercle vicieux ? Aider vos collaborateurs à détecter (et refuser) les sur-sollicitations, optimiser vos réunions d’équipe (en ligne ou présentielles), prendre le temps de recréer des échanges sereins et raisonnés pour gagner en efficacité : des réflexes clefs à acquérir pour mieux collaborer.

5. Pas le temps de tout faire ? Déculpabilisez !

D’après  I Didn’t Do the Thing Today de Madeleine Dore
(Penguin Random House, 2022)

Vous ne parvenez plus à absorber la masse d’activités programmées dans votre agenda surchargé ? Prenez le temps de vous questionner sur ce qui vous pousse à en faire toujours plus et découvrez comment résister à la recherche illusoire de la performance H24, 7J/7 : vous redonner un cadre, protéger votre attention, laisser de l’espace pour improviser mais aussi, simplement, accepter de relâcher la pression. Et déculpabiliser.

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• Vous contribuez à développer votre équipe et vous lui envoyez ce message positif « C’est OK de ne pas se connecter pendant ses congés ». Vous aidez ainsi à faire évoluer la culture d’entreprise. 
• Sans chercher absolument une destination exotique, favorisez un endroit qui suscite une forme d’émerveillement ou d’étonnement : cette sensation fait du bien à votre cerveau et l’aide à mieux fonctionner. 

Vous pensez manquer de temps pour tout faire ? En réalité, ce qui fait défaut, ce sont le plus souvent :  

• La capacité à se concentrer durablement sur une seule tâche à la fois 
• La faculté à repérer à quelle tâche importante consacrer cette attention.

Votre agenda et votre esprit seront tout de suite plus légers ! 

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Nous sommes programmés pour survivre, et l’incertitude (cet état constant dans lequel nous baignons depuis 2 ans au moins …) active notre système de reconnaissance du danger. Aussitôt, notre corps, plus précisément notre système nerveux sympathique, prépare la réponse fuite-ou-combat : le pouls accélère, la tension monte et le système digestif se met en pause. C’est un processus automatique, hors de notre volonté. Mais nous pouvons juguler cette tension en activant notre système nerveux parasympathique, celui associé au repos, avec des tips très simples : 

• Des expirations longues. Inspirez sur 2 temps, expirez sur 4. Si possible, pratiquez une respiration abdominale. 
• Un câlin. Le sens du toucher lance des neurotransmetteurs différents.   
• La parole. Partagez vos inquiétudes avec une personne qui écoute, pas qui en rajoute. 

Même les applis qui semblent un peu creuses (aide à la méditation ou au sommeil) peuvent vous être utiles, si elles aident votre esprit à répéter des schémas d’apaisement. 

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L’idée est séduisante car elle vous fait croire que vous pouvez contrôler les exigences temporelles de votre travail. Or des contrôles organisationnels structurent et raréfient le temps ; par exemple en poussant les individus à s’organiser en termes d’heures facturables, ou en favorisant le sentiment d’urgence à renfort d’échéances courtes. Vous finissez donc inévitablement par travailler plus que vous ne le devriez. Mais vous ne pouvez pas vous empêcher de préférer les périodes d’activité aux périodes de calme, y compris lorsque vous sentez que l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle est rompu. L’un dans l’autre, attention de ne pas courir droit au surmenage ! 

L’article L’agitation optimale, vue de l’esprit ? est apparu en premier sur Business-Digest.

Et les deux problèmes qu’il avait identifiés, les M&Ms, soit Meetings (qui déchiquètent votre vie au bureau en moments de 15, 20 ou 30 minutes) et Managers (qui ne voulaient pas de travail à distance de peur …des distractions !) sont devenus criants de vérité avec les confinements successifs (et les « retours » au bureau). 

Alors pour que chacun puisse clairement annoncer « je vais au bureau car j’ai une tâche importante à accomplir », Fried propose 3 idées : 

• Sur le ton du « casual Friday », pourquoi ne pas instaurer une demi-journée sans parler ? Silence au bureau, 4 heures de tranquillité pour se concentrer au bureau, par exemple tous les premier jeudis matin du mois ! 
• Encourager vos équipes à utiliser des modes de communication asynchrones, comme le mail, oui le mail ! ou les messageries, plutôt que des réunions même à distance : chacun trouvera son propre rythme. 
• Annulez votre prochaine réunion du lundi matin. Oui, annulez-la, oubliez-la. Vous verrez, tout ira bien et chacun aura une longue plage de concentration non prévue mais si bienvenue ! 

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1/ Maintenez une to-do-list vraiment efficace

Vous arrive-t-il fréquemment de perdre dix minutes à décider ce que vous deviez faire alors que vous êtes surchargé de boulot ? De repousser aux calendes grecques un dossier prioritaire parce qu’il vous tétanise par sa complexité ? Alors intéressez-vous aux potentiels d’une bonne to-do-list pour gagner en efficacité… et en sérénité.

• Planifiez la veille pour le lendemain : établissez votre to-do-list le soir en clôture de votre journée de travail. Prenez le temps de décider dans quel ordre faire tout ce qui vous attend et, si possible, octroyez une tranche horaire à chaque action.
• Suivez vos progrès : si vous réalisez votre liste sur support numérique, préférez un système à cocher que la suppression des tâches accomplies. C’est toujours encourageant de constater ce que vous avez déjà fait.
• Adoptez l’approche « petits pas » : décomposez vos grands projets en micro-tâches, ce qui vous évitera la sidération devant la montagne qui vous attend. Meilleur remède contre la procrastination !
• Faites-vous plaisir : insérez une tâche gratifiante dans votre to-do-list entre deux actions qui vous plaisent moins… Voilà un excellent moyen de se booster l’égo et de se donner du courage.

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L’article 4 idées pour renouer avec le calme au travail est apparu en premier sur Business-Digest.

• Marcher, même en environnement urbain, favorise la créativité, aide à la réflexion stratégique et renouvelle votre attention. Si vous trouvez un espace vert, c’est encore mieux, vous améliorerez aussi votre humeur ! 
• Changez de rythme de marche : forcez-vous à une marche lente et attentive puis accélérez pour agir sur le rythme de vos pensées. 
• Lorsque c’est possible, trouvez-vous un collègue de promenade, c’est aussi une façon d’entretenir votre réseau ! 
• Exercez votre curiosité et apprenez quelque chose, repérez un arbre, un oiseau ou un monument inconnu, puis cherchez à les identifier. 

Vous pensez ne pas avoir le temps de marcher ? Une dizaine de minutes suffit déjà à vous apporter des bénéfices. 

L’article Sortez marcher ! est apparu en premier sur Business-Digest.

• Vous perdez plusieurs minutes à vous reconcentrer sur la tâche interrompue et diminuez finalement votre productivité. 
• Votre niveau de stress s’élève au fur et à mesure des interruptions, votre humeur se dégrade à la vue des sollicitations. 
• Vous perdez l’habitude de vous concentrer longuement sur une tâche. 
• La qualité de votre travail s’en ressent. 

Votre activité nécessite-t-elle vraiment de répondre en temps réel ? Préservez dans la journée des plages de temps réellement « off » pour limiter la tentation de juste jeter un coup d’œil. Vous pourrez en allonger la durée petit à petit, au fur et à mesure où vos interlocuteurs s’habituent à ne pas recevoir de réponse immédiate. 

L’article 1h12mn de « vraie productivité » est apparu en premier sur Business-Digest.

D’après

A World without Email : Reimagining Work in an Age of Communication Overload de Cal Newport 
(Portfolio, mars 2021). 

1/ Travaillez en mode séquentiel  

S’interrompre et passer constamment d’une tâche à l’autre en fonction du flux entrant nuit à la qualité de votre travail et à votre performance. Reprenez le contrôle de votre flux de travail. 

• Fixez-vous des blocs dédiés. Dédiez des plages de temps à différents types de tâches en fonction de votre niveau d’énergie au lieu de « saupoudrer » vos activités. Par exemple, bloquez le début de matinée pour la réflexion stratégique, le début d’après-midi pour les tâches administratives et le vendredi après-midi pour le reporting. 
• Établissez un ratio. Notez sur 2 à 3 semaines le temps passé sur différents types de tâches (des applications comme RescueTime le font pour vous). Vous serez étonné par le peu de temps consacré au « vrai » travail. Muni de ces observations, cherchez à établir un ratio viable entre les tâches administratives et les tâches à valeur ajoutée. Ajustez petit à petit votre emploi du temps à ce ratio. 
• Soyez mono-tâche.  Vous vous croyez plus efficace en mode multitâches ? En réalité, la qualité de votre travail se dégrade sensiblement dès que vous êtes interrompu ou que vous faites plusieurs choses à la fois. Forcez-vous à aller au bout d’une tâche. La laisser en plan continue de solliciter votre cerveau et dégrade la tâche suivante. 

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L’article Cyber fatigue : concentrez-vous sur l’essentiel est apparu en premier sur Business-Digest.