Comment aider les membres de votre équipe à gérer les frontières entre le bureau et la maison  ?

• Analysez les fondamentaux de l’addiction au travail  :

elle est généralement liée à un besoin de reconnaissance. C’est la suite logique du « rester tard au bureau pour montrer qu’on travaille » des années 1990. À travers elle, vos collaborateurs cherchent non seulement votre estime, mais également une certaine reconnaissance sociale («  je travaille beaucoup, donc j’ai de nombreuses responsabilités, donc je suis important  ».

• Interrogez vos collaborateurs… et lisez entre les lignes.

Inutile de confisquer tous les smartphones sans avoir compris les origines de l’addiction  : simple volonté de se valoriser ou véritable surcharge de travail  ? Très grande motivation ou hyper-investissement émotionnel

• Ne blâmez pas l’outil  : «  Trop de mails  » etc.

Réflexe classique, mais trop facile. L’explosion des nouvelles technos n’a fait qu’accentuer un problème bien antérieur. Interdire les smartphones ne règle aucun problème d’addiction.

2/ Distinguez le passionné de celui qui se met en danger

Prenez garde à différencier les accros au boulot en souffrance et ceux qui y voient simplement une opportunité d’organiser leurs tâches de manière flexible.

• Adaptez-vous aux personnalités  :

vous ne pouvez pas aller à l’encontre des personnalités  ! Pour certains, consulter ses emails en vacances a un effet déstressant, et évitera de gérer une énorme masse de mails à son retour de congés.

• Reconnaissez l’hyper-investissement émotionnel :

il s’agit d’un comportement à tendance obsessionnelle qui entre dans le cadre des addictions comportementales. Selon la dernière étude de l’Institut de médecine environnementale (IME), cette addiction fait le lit des formes majeures de risques et de troubles psychosociaux. Elle engendre un comportement d’addiction pouvant aboutir au burn out.

3/ Mettez des garde fous très tôt

C’est avant tout au travail que vous pouvez sensibiliser vos équipes au besoin de décrocher.

• Montrez que vous pouvez attendre  :

«  Tu n’as toujours pas répondu à mon email, envoyé il y a huit minutes   ?  ». Si vous exigez des réponses immédiates à vos questions, ne vous étonnez pas que le premier réflexe de vos collaborateurs à peine sortis du lit soit de relever leurs emails pour être certain de ne pas avoir de problème en attente (surtout si vous avez vous-même l’habitude d’envoyer des emails en dehors des heures de bureau).

• Rappelez que la capacité à prioriser est une compétence attendue :

signifiez-leur que vous préférez des collaborateurs qui savent rester concentrés sur l’essentiel. Les individus qui parviennent à prioriser leurs missions au travail sont également ceux qui parviennent le mieux à segmenter vie privée et vie professionnelle.

• Insistez sur le rôle clé de la pause  :

en rappelant le rôle salutaire des pauses, y compris en situation de pression, vous donnez leur légitimité aux heures passées en dehors du bureau. Vous montrez qu’un collaborateur qui part à 18 h n’est pas un fainéant mais un collaborateur qui a besoin de s’arrêter pour être plus efficace le lendemain.

4/ Repensez la façon de travailler ensemble

Certains peuvent rechigner à se déconnecter simplement parce qu’ils devront abattre la même quantité de travail en moins temps.

• Ajustez la charge de travail  :

avant de vous attaquer aux problèmes d’addiction, vérifiez que l’organisation des tâches ne se fait pas au détriment de certains de vos collaborateurs.

• Développez la collaboration  :

mettez en place un climat de travail convivial qui stimule l’entraide et non la concurrence. Un environnement collaboratif lève la crainte de confier des dossiers à d’autres pendant une absence, autorisant ainsi plus facilement à décrocher.

• Organisez les tâches  :

une réorganisation formelle du travail quand certains collaborateurs s’absentent permet de rassurer à la fois les absents («  je sais que quelqu’un s’occupera de mon client  ») et les présents qui pourront se préparer à prendre de nouvelles responsabilités.

5/ Ne cédez pas à la panique si un absent manque

Nul n’est indispensable et vous devez être capable de pallier l’absence ponctuelle d’un collaborateur.

• Faites attendre le patron/client

une demande impromptue à laquelle seul un collaborateur absent peut répondre  ? N’hésitez pas à faire attendre votre client ou votre propre patron. Savoir dire «  non, je ne pourrai pas vous répondre avant telle date/heure  » est une compétence attendue du leader.

• Cherchez l’information ailleurs dans l’équipe  :

avant de déranger votre collaborateur en vacances à l’autre bout du monde, vérifiez qu’il est le seul à avoir la solution au problème posé. Si c’est le cas, profitez-en pour revoir les processus dans votre équipe  ; les tâches ont été mal organisées avant son départ.

6/ Ne déranger qu’en ultime recours

Si vous n’avez pas le choix, choisissez toujours  :

• Le bon outil  :

plutôt un SMS ou un email qu’un coup de fil paniqué qui prendra par surprise votre collaborateur.

• Le bon moment de la journée :

plutôt en matinée qu’à 19h pour lui laisser le temps de chercher une solution et de vous contacter sans stress au moment qu’il jugera le plus opportun (et attention au décalage horaire).

• Le bon ton :

inutile de transmettre votre état de stress. Faites court, restez factuel tout en prenant soin de préciser le niveau d’urgence de votre demande.

Que ce soit en vacances, en weekend ou simplement en dehors des heures de bureau, prenez vous-même l’habitude de décrocher (au moins de temps en temps). Les collaborateurs agissent souvent, même sans s’en apercevoir, par mimétisme vis-à-vis de leur manager. Si ce dernier donne l’impression d’être connecté à ses emails 24h/24 7j/7, il/elle envoie inconsciemment un signal à ses équipes : «  J’attends la même chose de vous.  »

D’après « Overload! How Too Much Information Is Hazardous to Your Organization » de Jonathan B. Spira (Wiley, juin 2011)

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En matière de surcharge informationnelle, les nouvelles technologies sont au premier rang des accusés. Pourtant, elles sont loin d’être les seules fautives…

2/ Déterminez l’impact de la surcharge informationnelle sur vos équipes

Les conséquences de la surcharge informationnelle sont multiples pour ceux sur qui elle pèse au quotidien…

3/ Organisez la lutte collectivement

Vous avez un rôle central dans la lutte contre la prolifération de l’information : à vous de fournir un cadre de travail optimal à vos équipes et les aider à résister à la pression en fixant quelques repères…

4/ Prenez des mesures incitatives

Maître mot : persuader plutôt que contraindre ! Inculquez progressivement de nouveaux usages permettant de développer une meilleure hygiène informationnelle…

5/ Réapprenez à communiquer

La surconsommation de nouvelles technos nuit à la santé informationnelle. Mieux vaut apprendre à les utiliser au bon moment et pour les bonnes raisons, voire leur préférer des méthodes d’échange plus traditionnelles mais éprouvées…

6/ Bâtissez un environnement collaboratif de qualité

Le management doit doter ses équipes d’outils simples, capables de fournir l’information pertinente au bon moment et au bon endroit de l’entreprise…

Extrait de Business Digest N°298, juillet-août 2019

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