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Les 2 écueils majeurs de la communication à distance

Florence Meyer — Mon, 18 Oct 2021 08:52:00 +0000

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Vous êtes (un peu) déstabilisé ? Visez la visio

Françoise Tollet — Wed, 20 May 2020 22:00:00 +0000

Pour Amy Edmondson, les équipes parviennent à gérer la peur du virus : chacun s’autorise à en parler ouvertement avec ses collègues et c’est une situation que nous partageons tous, ce qui la rend plus supportable. Le vrai danger réside plutôt dans la communication à distance. Les téléconférences en équipe obligent les collaborateurs à être direct et explicite. Elles évacuent le partage de réflexions peu abouties, les questions hors sujet ou le « je réfléchis en même temps que je parle », qui sont pourtant féconds et font progresser toute l’équipe. Comment y remédier ?

– Rappelez à vos collaborateurs que vous évoluez tous en environnement incertain. Il est sain de se poser des questions, d’hésiter, de se tromper, de revenir en arrière et de devoir changer de plan en cours de route. Cela fonctionne encore mieux quand vous partagez aussi vos propres interrogations !

– Allez chercher vos collaborateurs en leur posant encore plus de questions : Qu’en penses-tu ? Est-ce que nous passons à côté d’un point important ? En visio-conférence, soyez vigilant à solliciter chacun à la façon du traditionnel tour de table.

– Allez au bout de vos responsabilités. Vous avez recueilli les questions et avis de votre équipe, à vous d’agir, d’apporter votre aide, des réponses, des explications, ou a minima une prise en compte des contributions.

Et vous, comment pouvez-vous améliorer votre propre sécurité psychologique ? Lorsque vous êtes seul derrière votre écran, soyez vigilant au discours intérieur que vous vous tenez. Si vous avez tendance à ruminer, forcez-vous à reprendre de la hauteur et à vous recentrer sur l’impact de votre contribution.

Pour en savoir plus :« Amy Edmondson on the power of psychological safety in distributed work »Dropbox blog, Anthony Wing Kosner, 27 mars 2020.

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Coachez-vous les uns les autres !

Françoise Tollet — Wed, 06 May 2020 22:00:00 +0000

Vos collaborateurs se tournent vers vous lorsqu’ils rencontrent une difficulté opérationnelle ou qu’ils doivent prendre une décision délicate. En revanche, ils sont parfois bien seuls face à leurs inquiétudes et aux difficultés d’une vie quotidienne bousculée. Pour y remédier, encouragez une pratique de coaching entre pairs.

Le principe ? Partager ses doutes, défis, angoisses, mais aussi ses réussites et espoirs, avec un collègue. Ce dernier est là pour écouter et encourager sans chercher à tout prix une solution – ce qui est parfois le plus difficile. Les organisations qui ont mis en place cette pratique obtiennent une hausse sensible de l’engagement, du sentiment d’appartenance et d’épanouissement au sein de leurs équipes.

Comment pouvez-vous favoriser cette pratique?
– Dégagez une heure par semaine à vos collaborateurs pour s’y consacrer ;

– Recensez les volontaires puis partagez les noms pour que chacun puisse se choisir son partenaire, idéalement hors de l’équipe et de la chaîne hiérarchique;

– Incitez les binômes à commencer la session par un point positif, par exemple «Qu’est-ce que tu apprécies dans le travail à distance?»

Mieux encore, montrez l’exemple : trouvez-vous un pair, coachez-vous l’un l’autre et faites-le savoir!

Pour en savoir plus : Newly Remote Workers Need Peer Coaching, Aaron Hurst, MIT Sloan Management Review, 20 avril 2020.

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Le face à face, incontournable base de toute communication virtuelle

Caroline Schuurman — Wed, 13 Feb 2019 23:00:00 +0000

Keith Liu a plus de 20 ans d’expérience dans les domaines du déploiement d’innovations, de la stratégie produit, de l’évolution des équipes commerciales et de l’expansion de l’écosystème entrepreneurial. Chez Klick Health, sa mission est d’innover dans les domaines de la science des données, la science comportementale, l’infrastructure cloud ou le prototypage rapide, pour encourager l’innovation auprès des entités commerciales de la santé. Avant de rejoindre Klick Health, il a co-fondé un cabinet d’expertise-conseil en innovation internationale et travaillé avec de grands groupes, comme Nike, Microsoft, Sony, United Health Group et Boeing.

Klick Health est une agence marketing forte de 800 personnes, spécialisée dans le domaine de la santé, désormais implantée en Amérique du Nord et en Europe. Mais elle n’en comptait pas plus de 50 quand elle a entamé un virage décisif. Selon Aaron Goldstein, cofondateur de Klick Health, l’entreprise, créée en 1997, perdait en efficacité au fil de sa croissance. Il réalisa que l’email était un mode de communication pratique, mais affreusement né- faste à la collaboration, et décida d’en bannir l’utilisation pour les missions en interne. Son intervention entraîna le développement des outils numériques brevetés par Klick Health. «Nous avons découvert que les emails devenaient une distraction, au lieu d’être un support. Nous recevions des milliers et des milliers de messages, explique Keith Liu. C’était particulièrement flagrant dans les équipes éloignées géographiquement. Elles se renvoyaient les emails comme des balles de ping-pong.

Des tâches clairement définies et assignées pour chaque membre de l’équipe

Aujourd’hui, la marque Sensei Labs de Klick Health commercialise deux outils, Conductor
et Catalyst, qui permettent aux équipes de collaborer, d’innover et de grandir. « Avec nos outils, les emails sont remplacés par des missions, avec un objectif et des tâches bien définis par personne, souligne Keith Liu. » Ce système innovant informe également les participants en cas de mise à jour des statuts des différentes missions, ce qui réduit le temps passé en réunions, autant redoutées que nécessaires ! Remarque : lors d’un projet à grande échelle, comprendre «où nous en sommes et où nous allons» peut mobiliser 20 à 30 % de l’effort de travail, précise Jay Goldman, cofondateur et PDG de Sensei Labs. Contrairement à d’autres systèmes collaboratifs, comme Slack, il est possible de consulter l’historique complet d’une tâche dans les outils de Sensei Labs. En cas de besoin, un membre de l’équipe peut retrouver des décisions prises des années auparavant.

Le contact direct reste primordial pour instaurer la confiance

Même si les outils tels le chat, la vidéoconférence ou le système interne de Klick Health, sont très pratiques, Keith Liu conserve malgré tout un « impressionnant budget voyage » selon
ses propres termes, afin de permettre aux

Extrait de Business Digest N°293, Février

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Communiquer clairement dans un monde virtuel

Françoise Tollet — Mon, 28 Jan 2019 09:30:00 +0000

D’après

Can You Hear Me? How to Connect With People in a Virtual World de Nick Morgan (Harvard Business Review Press, 2018).

1/ L’EMAIL : EXPRIMEZ CLAIREMENT VOS IDÉES

Nous sommes nombreux à recevoir trop d’emails ! Pourtant, il reste un outil très pratique pour les équipes dispersées. Mais attention : évitez de l’utiliser pour des taches émotionnelles, comme créer une relation, l’apaiser ou y mettre fin. Pour optimiser l’utilisation de votre email :

Exprimez un point de vue et une idée claire. Concision et clarté vont de pair. Une fois rédigé, laissez votre message de côté une minute, puis supprimez tout le verbiage sans intérêt. Énoncez votre intention dès le début si possible, pour éviter de donner une impression de guet-apens.
Hiérarchisez vos idées. Précisez les points importants en les numérotant. Expliquez le contexte et détaillez-les, l’un après l’autre.
N’essayez pas d’exprimer votre colère ou d’établir un dialogue. Esquivez ce piège en ne rédigeant pas votre message trop rapidement, sous le coup de l’émotion. Utilisez la discussion instantanée, le téléphone ou une rencontre en personne pour gérer vos situations conflictuelles.