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Êtes-vous prêt à bien communiquer à distance ?

Françoise Tollet — Fri, 10 Dec 2021 16:14:27 +0000

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Le face à face, incontournable base de toute communication virtuelle

Caroline Schuurman — Wed, 13 Feb 2019 23:00:00 +0000

Keith Liu a plus de 20 ans d’expérience dans les domaines du déploiement d’innovations, de la stratégie produit, de l’évolution des équipes commerciales et de l’expansion de l’écosystème entrepreneurial. Chez Klick Health, sa mission est d’innover dans les domaines de la science des données, la science comportementale, l’infrastructure cloud ou le prototypage rapide, pour encourager l’innovation auprès des entités commerciales de la santé. Avant de rejoindre Klick Health, il a co-fondé un cabinet d’expertise-conseil en innovation internationale et travaillé avec de grands groupes, comme Nike, Microsoft, Sony, United Health Group et Boeing.

Klick Health est une agence marketing forte de 800 personnes, spécialisée dans le domaine de la santé, désormais implantée en Amérique du Nord et en Europe. Mais elle n’en comptait pas plus de 50 quand elle a entamé un virage décisif. Selon Aaron Goldstein, cofondateur de Klick Health, l’entreprise, créée en 1997, perdait en efficacité au fil de sa croissance. Il réalisa que l’email était un mode de communication pratique, mais affreusement né- faste à la collaboration, et décida d’en bannir l’utilisation pour les missions en interne. Son intervention entraîna le développement des outils numériques brevetés par Klick Health. «Nous avons découvert que les emails devenaient une distraction, au lieu d’être un support. Nous recevions des milliers et des milliers de messages, explique Keith Liu. C’était particulièrement flagrant dans les équipes éloignées géographiquement. Elles se renvoyaient les emails comme des balles de ping-pong.

Des tâches clairement définies et assignées pour chaque membre de l’équipe

Aujourd’hui, la marque Sensei Labs de Klick Health commercialise deux outils, Conductor
et Catalyst, qui permettent aux équipes de collaborer, d’innover et de grandir. « Avec nos outils, les emails sont remplacés par des missions, avec un objectif et des tâches bien définis par personne, souligne Keith Liu. » Ce système innovant informe également les participants en cas de mise à jour des statuts des différentes missions, ce qui réduit le temps passé en réunions, autant redoutées que nécessaires ! Remarque : lors d’un projet à grande échelle, comprendre «où nous en sommes et où nous allons» peut mobiliser 20 à 30 % de l’effort de travail, précise Jay Goldman, cofondateur et PDG de Sensei Labs. Contrairement à d’autres systèmes collaboratifs, comme Slack, il est possible de consulter l’historique complet d’une tâche dans les outils de Sensei Labs. En cas de besoin, un membre de l’équipe peut retrouver des décisions prises des années auparavant.

Le contact direct reste primordial pour instaurer la confiance

Même si les outils tels le chat, la vidéoconférence ou le système interne de Klick Health, sont très pratiques, Keith Liu conserve malgré tout un « impressionnant budget voyage » selon
ses propres termes, afin de permettre aux

Extrait de Business Digest N°293, Février

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Communiquer clairement dans un monde virtuel

Françoise Tollet — Mon, 28 Jan 2019 09:30:00 +0000

D’après

Can You Hear Me? How to Connect With People in a Virtual World de Nick Morgan (Harvard Business Review Press, 2018).

1/ L’EMAIL : EXPRIMEZ CLAIREMENT VOS IDÉES

Nous sommes nombreux à recevoir trop d’emails ! Pourtant, il reste un outil très pratique pour les équipes dispersées. Mais attention : évitez de l’utiliser pour des taches émotionnelles, comme créer une relation, l’apaiser ou y mettre fin. Pour optimiser l’utilisation de votre email :

Exprimez un point de vue et une idée claire. Concision et clarté vont de pair. Une fois rédigé, laissez votre message de côté une minute, puis supprimez tout le verbiage sans intérêt. Énoncez votre intention dès le début si possible, pour éviter de donner une impression de guet-apens.
Hiérarchisez vos idées. Précisez les points importants en les numérotant. Expliquez le contexte et détaillez-les, l’un après l’autre.
N’essayez pas d’exprimer votre colère ou d’établir un dialogue. Esquivez ce piège en ne rédigeant pas votre message trop rapidement, sous le coup de l’émotion. Utilisez la discussion instantanée, le téléphone ou une rencontre en personne pour gérer vos situations conflictuelles.