Lutter contre la surcharge digitale

Caroline Schuurman — Thu, 26 Apr 2018 22:00:00 +0000

Mails, intranet, réseaux sociaux, plateformes collaboratives, messageries instantanées, vidéo-conférences… Tous ces outils sont devenus indispensables pour tirer son épingle du jeu dans un monde où ce ne sont plus les plus gros poissons qui mangent les autres, mais bien les plus rapides. Puissants, indispensables… mais aussi potentiellement néfastes pour les équipes s’ils sont mis en œuvre sans cadrage préalable. Comment capter toutes les opportunités offertes par le digital sans épuiser vos équipes et amoindrir l’agilité de votre organisation ? Comment garantir que ces nouvelles technologies soient réellement un atout et non un frein pour votre développement ?

Déconnexion : la fausse bonne idée ?

De nombreuses voix s’élèvent pour vanter les mérites de la déconnexion ; plusieurs entreprises ont d’ailleurs pris des mesures radicales pour lutter contre la sur-sollicitation numérique, telles Volkswagen qui bloque ses serveurs mails le soir et le week-end pour environ 3 000 de ses collaborateurs, ainsi que Henkel, Sodexo ou PriceMinister qui ont testé des journées (ou des demi-journées) sans mails.
Mais les résultats n’ont pas été très probants, puisqu’à l’exception du constructeur automobile, les autres acteurs ont soit abandonné l’initiative soit assoupli les règles du jeu. En effet, ces mesures sont perçues comme infantilisantes par les collaborateurs concernés et en opposition frontale avec les principes d’autonomie et de flexibilité que leur entreprise promeut par ailleurs. De plus, elles ne font bien souvent que repousser le problème : à la réouverture des serveurs, les mails restés en souffrance s’accumulent en masse, avec des heures de traitement à la clé pour le collaborateur.

Combattez l’hyperconnexion

Si les solutions autoritaires et radicales de « sevrage de mails » n’apportent pas les résultats escomptés, des pistes à suivre pour limiter concrètement les effets néfastes de l’hyperconnexion existent bien. Le premier pas indispensable est de mesurer l’ampleur du problème, via l’analyse détaillée des serveurs mails et des connexions externes, conjuguée et com- plétée par des focus groupes de collaborateurs. En cas de surcharge conformée par les chiffres, plusieurs solutions s’offrent à vous, avec des horizons de temps différents. Vous pouvez ainsi mettre en place des mesures immédiates – chartes et autres guides de bonnes pratiques pour l’utilisation du mail ou des outils collaboratifs. De nombreuses grandes organisations – Banque Populaire, Daimler, Intel – ont déjà franchi cette étape qui présente l’avantage de donner un signal fort à l’ensemble des collaborateurs. La création de filtres limitant l’encombrement de boîtes mails ou la suppression de certaines options de messagerie (« répondre à tous », suggestions de CC ou CCI) peuvent compléter ces initiatives. Mais vous pouvez surtout choisir d’agir sur le long terme en partant du principe que la surcharge est souvent le symptôme d’un dysfonctionnement culturel plus profond, en particulier d’un manque de clarté dans l’organisation du travail et les processus décisionnels. Plus exigeante, cette approche suppose une nouvelle lecture du leadership.

Extrait de Business Digest N°285, avril 2018

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ENGIE : démarche pour éliminer la surcharge digitale

Françoise Tollet — Thu, 26 Apr 2018 22:00:00 +0000

[highlight_box title= »Biographie » text= »Régis Lavisse est le responsable du programme Entreprise 4.0 au sein d’ENGIE Digital. Régis Lavisse a consacré toute sa carrière au monde de l’énergie.
Auprès des débuts chez EDF où il a notamment assuré les fonctions de responsable des ventes et de consultant en management, il a rejoint GRDF en 2006 où il a pris en charges différentes missions allant de chef d’agence technique à délégué marché grand public. » img= »https://business-digest.eu:443/wp-content/uploads/2018/04/BD285Lavisse.jpg »]
Cela fait maintenant trois ans qu’Engie a engagé une profonde mutation, axée sur la transition énergétique et la révolution numérique. Un nouveau paradigme, qui implique nécessairement l’adaptation des façons de travailler et de collaborer au sein du Groupe. Mais comment diffuser de nouvelles pratiques alors que les collaborateurs sont déjà en situation de surcharge digitale ? « Chez Engie, comme ailleurs, la multiplication des canaux d’information, l’explosion des données et la généralisation d’outils de collaboration toujours plus performants ont un effet paradoxal sur la productivité, qui a tendance à stagner voire à se dégrader », indique Régis Lavisse. Les racines du mal sont bien connues : hyperconnexion, infobésité, et usage incontrôlé des mails.

Une réflexion collective pour un sujet qui concerne tout le monde

En 2017 le Groupe a engagé une ré exion en vue de débloquer cette situation. « Après une phase de recherche théorique pour mieux com- prendre les mécanismes de la surcharge digitale, nous avons organisé un workshop inspiré des méthodes du design thinking avec l’aide d’étudiants de Web School Factory, une école de management numérique. À cette occasion nous avons réuni une vingtaine de collaborateurs venus de tous les horizons du groupe pour livrer leur témoignage mais aussi proposer des pistes d’actions. « Riche en enseignements, cette première journée a été le point de départ d’une démarche baptisée A Call for the End of Email Supremacy, qui prend d’abord la forme d’un manifeste posant les fondations d’une collaboration harmonieuse à l’ère du digital. Le groupe Engie y a rme clairement ses préférences culturelles : la présence plutôt que l’assiduité, l’intention plus que l’intensité, la créativité plutôt que la réactivité, la récompense plutôt que la sanction… »

Une démarche agile, distribuée et coconstruite

Parallèlement, Engie se dote d’un plan d’actions qui s’écarte volontairement des formats « top down » classiques pour suivre une approche agile et distribuée, appuyée sur les réseaux sociaux et sur un groupe de volontaires qui souhaitent contribuer activement à l’avènement de nouvelles pratiques collaboratives. Ce programme s’articule autour de trois axes : le premier concerne l’usage des mails et les modalités de réunions, deux grands irritants de la vie au travail qui ont fait déjà l’objet de ré exions dans le passé, avec, à la clé, la mise en place de chartes et de guides.
« Mais cette fois-ci, nous dé nissons notre idéal de manière collective via des ateliers de design. Notre ambition est de construire un corpus de bonnes pratiques et d’outils pour gagner en efficacité tout en contribuant à réduire l’infobésité et l’hyperconnexion pour le mail, et les pertes de temps pour les réunions. » Parmi les livrables attendus figurent notamment une bibliothèque de formats de réunion prêts à l’emploi ou encore des préconisations pour éviter le multitasking lors des réunions.

Extrait de Business Digest N°285, avril 2018

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Déconnexion : la fausse bonne idée ?

Combattez l’hyperconnexion

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ENGIE : démarche pour éliminer la surcharge digitale

Une réflexion collective pour un sujet qui concerne tout le monde

Une démarche agile, distribuée et coconstruite

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