Comment aider les membres de votre équipe à gérer les frontières entre le bureau et la maison  ?

• Analysez les fondamentaux de l’addiction au travail  :

elle est généralement liée à un besoin de reconnaissance. C’est la suite logique du « rester tard au bureau pour montrer qu’on travaille » des années 1990. À travers elle, vos collaborateurs cherchent non seulement votre estime, mais également une certaine reconnaissance sociale («  je travaille beaucoup, donc j’ai de nombreuses responsabilités, donc je suis important  ».

• Interrogez vos collaborateurs… et lisez entre les lignes.

Inutile de confisquer tous les smartphones sans avoir compris les origines de l’addiction  : simple volonté de se valoriser ou véritable surcharge de travail  ? Très grande motivation ou hyper-investissement émotionnel

• Ne blâmez pas l’outil  : «  Trop de mails  » etc.

Réflexe classique, mais trop facile. L’explosion des nouvelles technos n’a fait qu’accentuer un problème bien antérieur. Interdire les smartphones ne règle aucun problème d’addiction.

2/ Distinguez le passionné de celui qui se met en danger

Prenez garde à différencier les accros au boulot en souffrance et ceux qui y voient simplement une opportunité d’organiser leurs tâches de manière flexible.

• Adaptez-vous aux personnalités  :

vous ne pouvez pas aller à l’encontre des personnalités  ! Pour certains, consulter ses emails en vacances a un effet déstressant, et évitera de gérer une énorme masse de mails à son retour de congés.

• Reconnaissez l’hyper-investissement émotionnel :

il s’agit d’un comportement à tendance obsessionnelle qui entre dans le cadre des addictions comportementales. Selon la dernière étude de l’Institut de médecine environnementale (IME), cette addiction fait le lit des formes majeures de risques et de troubles psychosociaux. Elle engendre un comportement d’addiction pouvant aboutir au burn out.

3/ Mettez des garde fous très tôt

C’est avant tout au travail que vous pouvez sensibiliser vos équipes au besoin de décrocher.

• Montrez que vous pouvez attendre  :

«  Tu n’as toujours pas répondu à mon email, envoyé il y a huit minutes   ?  ». Si vous exigez des réponses immédiates à vos questions, ne vous étonnez pas que le premier réflexe de vos collaborateurs à peine sortis du lit soit de relever leurs emails pour être certain de ne pas avoir de problème en attente (surtout si vous avez vous-même l’habitude d’envoyer des emails en dehors des heures de bureau).

• Rappelez que la capacité à prioriser est une compétence attendue :

signifiez-leur que vous préférez des collaborateurs qui savent rester concentrés sur l’essentiel. Les individus qui parviennent à prioriser leurs missions au travail sont également ceux qui parviennent le mieux à segmenter vie privée et vie professionnelle.

• Insistez sur le rôle clé de la pause  :

en rappelant le rôle salutaire des pauses, y compris en situation de pression, vous donnez leur légitimité aux heures passées en dehors du bureau. Vous montrez qu’un collaborateur qui part à 18 h n’est pas un fainéant mais un collaborateur qui a besoin de s’arrêter pour être plus efficace le lendemain.

4/ Repensez la façon de travailler ensemble

Certains peuvent rechigner à se déconnecter simplement parce qu’ils devront abattre la même quantité de travail en moins temps.

• Ajustez la charge de travail  :

avant de vous attaquer aux problèmes d’addiction, vérifiez que l’organisation des tâches ne se fait pas au détriment de certains de vos collaborateurs.

• Développez la collaboration  :

mettez en place un climat de travail convivial qui stimule l’entraide et non la concurrence. Un environnement collaboratif lève la crainte de confier des dossiers à d’autres pendant une absence, autorisant ainsi plus facilement à décrocher.

• Organisez les tâches  :

une réorganisation formelle du travail quand certains collaborateurs s’absentent permet de rassurer à la fois les absents («  je sais que quelqu’un s’occupera de mon client  ») et les présents qui pourront se préparer à prendre de nouvelles responsabilités.

5/ Ne cédez pas à la panique si un absent manque

Nul n’est indispensable et vous devez être capable de pallier l’absence ponctuelle d’un collaborateur.

• Faites attendre le patron/client

une demande impromptue à laquelle seul un collaborateur absent peut répondre  ? N’hésitez pas à faire attendre votre client ou votre propre patron. Savoir dire «  non, je ne pourrai pas vous répondre avant telle date/heure  » est une compétence attendue du leader.

• Cherchez l’information ailleurs dans l’équipe  :

avant de déranger votre collaborateur en vacances à l’autre bout du monde, vérifiez qu’il est le seul à avoir la solution au problème posé. Si c’est le cas, profitez-en pour revoir les processus dans votre équipe  ; les tâches ont été mal organisées avant son départ.

6/ Ne déranger qu’en ultime recours

Si vous n’avez pas le choix, choisissez toujours  :

• Le bon outil  :

plutôt un SMS ou un email qu’un coup de fil paniqué qui prendra par surprise votre collaborateur.

• Le bon moment de la journée :

plutôt en matinée qu’à 19h pour lui laisser le temps de chercher une solution et de vous contacter sans stress au moment qu’il jugera le plus opportun (et attention au décalage horaire).

• Le bon ton :

inutile de transmettre votre état de stress. Faites court, restez factuel tout en prenant soin de préciser le niveau d’urgence de votre demande.

Que ce soit en vacances, en weekend ou simplement en dehors des heures de bureau, prenez vous-même l’habitude de décrocher (au moins de temps en temps). Les collaborateurs agissent souvent, même sans s’en apercevoir, par mimétisme vis-à-vis de leur manager. Si ce dernier donne l’impression d’être connecté à ses emails 24h/24 7j/7, il/elle envoie inconsciemment un signal à ses équipes : «  J’attends la même chose de vous.  »

D’après « Overload! How Too Much Information Is Hazardous to Your Organization » de Jonathan B. Spira (Wiley, juin 2011)

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Klick Health est une agence marketing forte de 800 personnes, spécialisée dans le domaine de la santé, désormais implantée en Amérique du Nord et en Europe. Mais elle n’en comptait pas plus de 50 quand elle a entamé un virage décisif. Selon Aaron Goldstein, cofondateur de Klick Health, l’entreprise, créée en 1997, perdait en efficacité au fil de sa croissance. Il réalisa que l’email était un mode de communication pratique, mais affreusement né- faste à la collaboration, et décida d’en bannir l’utilisation pour les missions en interne. Son intervention entraîna le développement des outils numériques brevetés par Klick Health. «Nous avons découvert que les emails devenaient une distraction, au lieu d’être un support. Nous recevions des milliers et des milliers de messages, explique Keith Liu. C’était particulièrement flagrant dans les équipes éloignées géographiquement. Elles se renvoyaient les emails comme des balles de ping-pong.

Des tâches clairement définies et assignées pour chaque membre de l’équipe

Aujourd’hui, la marque Sensei Labs de Klick Health commercialise deux outils, Conductor
et Catalyst, qui permettent aux équipes de collaborer, d’innover et de grandir. « Avec nos outils, les emails sont remplacés par des missions, avec un objectif et des tâches bien définis par personne, souligne Keith Liu. » Ce système innovant informe également les participants en cas de mise à jour des statuts des différentes missions, ce qui réduit le temps passé en réunions, autant redoutées que nécessaires ! Remarque : lors d’un projet à grande échelle, comprendre «où nous en sommes et où nous allons» peut mobiliser 20 à 30 % de l’effort de travail, précise Jay Goldman, cofondateur et PDG de Sensei Labs. Contrairement à d’autres systèmes collaboratifs, comme Slack, il est possible de consulter l’historique complet d’une tâche dans les outils de Sensei Labs. En cas de besoin, un membre de l’équipe peut retrouver des décisions prises des années auparavant.

Le contact direct reste primordial pour instaurer la confiance

Extrait de Business Digest N°293, Février

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D’après

Can You Hear Me? How to Connect With People in a Virtual World de Nick Morgan (Harvard Business Review Press, 2018).

1/ L’EMAIL : EXPRIMEZ CLAIREMENT VOS IDÉES

Nous sommes nombreux à recevoir trop d’emails ! Pourtant, il reste un outil très pratique pour les équipes dispersées. Mais attention : évitez de l’utiliser pour des taches émotionnelles, comme créer une relation, l’apaiser ou y mettre fin. Pour optimiser l’utilisation de votre email :

• Exprimez un point de vue et une idée claire. Concision et clarté vont de pair. Une fois rédigé, laissez votre message de côté une minute, puis supprimez tout le verbiage sans intérêt. Énoncez votre intention dès le début si possible, pour éviter de donner une impression de guet-apens.
• Hiérarchisez vos idées. Précisez les points importants en les numérotant. Expliquez le contexte et détaillez-les, l’un après l’autre.
• N’essayez pas d’exprimer votre colère ou d’établir un dialogue. Esquivez ce piège en ne rédigeant pas votre message trop rapidement, sous le coup de l’émotion. Utilisez la discussion instantanée, le téléphone ou une rencontre en personne pour gérer vos situations conflictuelles.

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