Un défi est sain si :

• Votre équipe a les compétences et les ressources nécessaires pour le réaliser ;
• Vous autorisez vos collaborateurs à se tromper pendant le processus d’apprentissage ;
• L’erreur n’est fatale ni au collaborateur, ni à l’entreprise.

Identifiez les 5C : une fois ces bases posées, creusez du côté des besoins essentiels :

• Clarté : l’objectif à atteindre et les rôles de chacun sont clairement définis.
• Connexion : chacun est connecté à l’objectif et tous travaillent en collaboration.
• Considération : chaque membre de l’équipe est accepté et reconnu dans son unicité.
• Contribution : chacun apporte la contribution qui correspond à son potentiel.
• Confiance : elle découle normalement des quatre C précédents et permet de s’engager sereinement.

Il serait vain et impossible de chercher à protéger vos collaborateur ;  créez plutôt un environnement qui les aide à se dépasser sans prise de risques excessive.

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• Elles créent des postes dédiés au suivi de la santé mentale.
• Elles vont au-delà des aides offertes par les mutuelles de santé et investissent dans des programmes de congés sabbatiques, dans des aides parentales, dans une plus grande flexibilité du travail et dans la semaine de quatre jours.
• Elles s’appuient aussi sur des actions simples mais à fort impact sur l’ambiance en autorisant par exemple de venir au travail avec son chien.
• Elles proposent des applications de méditation de pleine conscience.

 Mais les résultats les plus positifs émanent d’initiatives de dialogue et d’écoute : les collaborateurs se sentent encouragés à dire qu’ils ne vont pas bien, sans craindre d’être stigmatisés. Commencez par favoriser une culture de l’écoute : le sentiment de sécurité qu’elle crée vous aidera à prévenir bien des soucis.

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D’après

The Burnout challenge de Christina Maslach et Michael P. Leiter (Harvard University Press, 2022).

1 – Repérez le burnout 

L’expression « je suis en burnout » est souvent utilisée pour désigner un état de fatigue intense ; or le burnout est plus complexe et va bien au-delà de l’épuisement physique. Et il n’est pas dû uniquement à une charge excessive de travail.

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D’après

The Burnout challenge de Christina Maslach et Michael P. Leiter (Harvard University Press, 2022).

1/ REPEREZ LES SIGNAUX D’ALERTE

Ne comptez pas sur vos collaborateurs pour vous alerter d’un burnout, car les personnes qui en sont victimes s’en aperçoivent souvent trop tard. Il vous appartient d’être vigilant à ces signaux précurseurs :

• Fatigue, épuisement. Repérez des signes de fatigue persistante ou une incapacité à retrouver son niveau d’énergie habituel malgré du repos. Par exemple, votre collaborateur semble encore épuisé alors qu’il rentre de vacances ou d’un arrêt maladie.
• État d’esprit négatif. Des marques plus fréquentes de cynisme, de désengagement et de pessimisme doivent vous alerter. Assurez-vous qu’il ne s’agisse que d’une situation ponctuelle et qu’elle ne se propage pas à toute l’équipe.
• Inefficience. Une baisse de la productivité, des erreurs fréquentes, une détérioration du niveau de service, des retards, de l’absentéisme ou son pendant, le présentéisme, sont autant de signes annonciateurs d’un potentiel burnout. La personne ne peut plus se concentrer sur des tâches même simples.

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• Une dépersonnalisation : elle se manifeste par un désinvestissement, lorsque la personne se détache émotionnellement de son travail. Elle semble toucher plutôt les hommes.
• Une diminution du sens de l’accomplissement : la personne fait de plus en plus d’efforts mais accomplit encore moins de choses et perd le sens de ce qu’elle essaie de réaliser.
• Un épuisement émotionnel, qui semble plus fréquent chez les femmes.

Le burnout va au-delà de l’environnement professionnel : des activistes ou des parents en sont aussi victimes. Que faire si vous vous reconnaissez dans au moins un de ces traits ?

• Se préoccuper des soucis de santé qui accompagnent souvent le burnout plutôt que de penser que « ça va passer ».
• Gérer les causes du stress. Elles sont généralement multiples.
• Prendre soin aussi des autres pour créer une bulle de ressourcement autour de soi.

Pourtant connu depuis plus de 50 ans, le burnout continue de surprendre et il peut prendre des formes différentes chez chacun.

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Comment aider les membres de votre équipe à gérer les frontières entre le bureau et la maison  ?

• Analysez les fondamentaux de l’addiction au travail  :

elle est généralement liée à un besoin de reconnaissance. C’est la suite logique du « rester tard au bureau pour montrer qu’on travaille » des années 1990. À travers elle, vos collaborateurs cherchent non seulement votre estime, mais également une certaine reconnaissance sociale («  je travaille beaucoup, donc j’ai de nombreuses responsabilités, donc je suis important  ».

• Interrogez vos collaborateurs… et lisez entre les lignes.

Inutile de confisquer tous les smartphones sans avoir compris les origines de l’addiction  : simple volonté de se valoriser ou véritable surcharge de travail  ? Très grande motivation ou hyper-investissement émotionnel

• Ne blâmez pas l’outil  : «  Trop de mails  » etc.

Réflexe classique, mais trop facile. L’explosion des nouvelles technos n’a fait qu’accentuer un problème bien antérieur. Interdire les smartphones ne règle aucun problème d’addiction.

2/ Distinguez le passionné de celui qui se met en danger

Prenez garde à différencier les accros au boulot en souffrance et ceux qui y voient simplement une opportunité d’organiser leurs tâches de manière flexible.

• Adaptez-vous aux personnalités  :

vous ne pouvez pas aller à l’encontre des personnalités  ! Pour certains, consulter ses emails en vacances a un effet déstressant, et évitera de gérer une énorme masse de mails à son retour de congés.

• Reconnaissez l’hyper-investissement émotionnel :

il s’agit d’un comportement à tendance obsessionnelle qui entre dans le cadre des addictions comportementales. Selon la dernière étude de l’Institut de médecine environnementale (IME), cette addiction fait le lit des formes majeures de risques et de troubles psychosociaux. Elle engendre un comportement d’addiction pouvant aboutir au burn out.

3/ Mettez des garde fous très tôt

C’est avant tout au travail que vous pouvez sensibiliser vos équipes au besoin de décrocher.

• Montrez que vous pouvez attendre  :

«  Tu n’as toujours pas répondu à mon email, envoyé il y a huit minutes   ?  ». Si vous exigez des réponses immédiates à vos questions, ne vous étonnez pas que le premier réflexe de vos collaborateurs à peine sortis du lit soit de relever leurs emails pour être certain de ne pas avoir de problème en attente (surtout si vous avez vous-même l’habitude d’envoyer des emails en dehors des heures de bureau).

• Rappelez que la capacité à prioriser est une compétence attendue :

signifiez-leur que vous préférez des collaborateurs qui savent rester concentrés sur l’essentiel. Les individus qui parviennent à prioriser leurs missions au travail sont également ceux qui parviennent le mieux à segmenter vie privée et vie professionnelle.

• Insistez sur le rôle clé de la pause  :

en rappelant le rôle salutaire des pauses, y compris en situation de pression, vous donnez leur légitimité aux heures passées en dehors du bureau. Vous montrez qu’un collaborateur qui part à 18 h n’est pas un fainéant mais un collaborateur qui a besoin de s’arrêter pour être plus efficace le lendemain.

4/ Repensez la façon de travailler ensemble

Certains peuvent rechigner à se déconnecter simplement parce qu’ils devront abattre la même quantité de travail en moins temps.

• Ajustez la charge de travail  :

avant de vous attaquer aux problèmes d’addiction, vérifiez que l’organisation des tâches ne se fait pas au détriment de certains de vos collaborateurs.

• Développez la collaboration  :

mettez en place un climat de travail convivial qui stimule l’entraide et non la concurrence. Un environnement collaboratif lève la crainte de confier des dossiers à d’autres pendant une absence, autorisant ainsi plus facilement à décrocher.

• Organisez les tâches  :

une réorganisation formelle du travail quand certains collaborateurs s’absentent permet de rassurer à la fois les absents («  je sais que quelqu’un s’occupera de mon client  ») et les présents qui pourront se préparer à prendre de nouvelles responsabilités.

5/ Ne cédez pas à la panique si un absent manque

Nul n’est indispensable et vous devez être capable de pallier l’absence ponctuelle d’un collaborateur.

• Faites attendre le patron/client

une demande impromptue à laquelle seul un collaborateur absent peut répondre  ? N’hésitez pas à faire attendre votre client ou votre propre patron. Savoir dire «  non, je ne pourrai pas vous répondre avant telle date/heure  » est une compétence attendue du leader.

• Cherchez l’information ailleurs dans l’équipe  :

avant de déranger votre collaborateur en vacances à l’autre bout du monde, vérifiez qu’il est le seul à avoir la solution au problème posé. Si c’est le cas, profitez-en pour revoir les processus dans votre équipe  ; les tâches ont été mal organisées avant son départ.

6/ Ne déranger qu’en ultime recours

Si vous n’avez pas le choix, choisissez toujours  :

• Le bon outil  :

plutôt un SMS ou un email qu’un coup de fil paniqué qui prendra par surprise votre collaborateur.

• Le bon moment de la journée :

plutôt en matinée qu’à 19h pour lui laisser le temps de chercher une solution et de vous contacter sans stress au moment qu’il jugera le plus opportun (et attention au décalage horaire).

• Le bon ton :

inutile de transmettre votre état de stress. Faites court, restez factuel tout en prenant soin de préciser le niveau d’urgence de votre demande.

Que ce soit en vacances, en weekend ou simplement en dehors des heures de bureau, prenez vous-même l’habitude de décrocher (au moins de temps en temps). Les collaborateurs agissent souvent, même sans s’en apercevoir, par mimétisme vis-à-vis de leur manager. Si ce dernier donne l’impression d’être connecté à ses emails 24h/24 7j/7, il/elle envoie inconsciemment un signal à ses équipes : «  J’attends la même chose de vous.  »

D’après « Overload! How Too Much Information Is Hazardous to Your Organization » de Jonathan B. Spira (Wiley, juin 2011)

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À l’aide de conseils pratiques, de quiz et d’exercices guidés, je vous accompagne dans la prise de conscience et la lutte contre certaines mauvaises habitudes qui nous poussent à gérer toujours plus de choses en même temps. Parmi ces habitudes, et pour rester dans le monde professionnel cher à Business Digest, je questionne nos usages numériques et plus globalement notre manière de collaborer qui occupent une place démesurée dans le monde du travail, au détriment des moments calmes, pourtant indispensables à la concentration approfondie ou à la régénération de notre cerveau. Je vous propose des modes d’organisation de nos activités plus vertueux pour nos cerveaux, à la fois dans la gestion collective des flux d’informations mais également au niveau individuel, par l’intermédiaire de techniques de concentration et de gestion de la charge mentale faciles à mettre en œuvre.

De manière ludique et dé-cu-lpa-bi-li-san-te, mon objectif est de vous permettre de retrouver de l’efficacité, du confort intellectuel et pourquoi pas un peu de plaisir dans la réalisation de vos activités quotidiennes ! En d’autres termes, il s’agit de reprendre un minimum de contrôle sur les informations que nous devons traiter… ou pas !

Pour en savoir plus :

Surchauffe Mentale, arrêtez de vouloir tout contrôler et lâchez prise de Gael Allain (Larousse, 2019)

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