All Business Digest content is for the exclusive use of our subscribers. Please do not share it.

17 septembre 2021
Print
Fiche pratique

Guide du bon usage des outils digitaux dans un monde hybride

Mails, appels téléphoniques, réseaux sociaux, visioconférences : ils sont les indispensables instruments du travail hybride… à condition de savoir les utiliser à bon escient au bon moment.

D’après

Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere 
de Tsedal Neeley (Harper Business, 2021). 

1. Avant tout, pensez… présentiel !  

La qualité d’une collaboration hybride se fonde d’abord sur la qualité des interactions en présentiel (même rares). 

  • Rappelez-vous que vos réunions d’équipe ne doivent être tenues en ligne que « par défaut ».  
  • Ne surestimez pas le pouvoir des visioconférences : elles donnent une illusion de proximité et de partage immédiat, mais génèrent une distance psychologique et émotionnelle entre les participants – une grande partie de la communication non-verbale du présentiel est perdue. 
  • Programmez des réunions in situ régulières afin de recréer un lien spontané et intuitif au sein de votre équipe. Privilégiez toujours le présentiel pour vos rencontres phares : points trimestriels, lancement de projet importants, etc. 

2. Posez les règles du jeu hybride 

Déterminez les préférences, contraintes et besoins des uns et des autres, en présence et à distance. 

  • Demandez à vos équipes de définir leurs principes et préférences en matière de communication hybride : la fréquence des rencontres physiques, les outils et technologies qu’ils préfèrent utiliser, leur rythme de travail asynchrone. 
  • Communiquez sur vos lignes directrices : vos horaires de disponibilité en ligne et hors ligne, les délais de réponse acceptables à un mail, les étapes et processus décisionnels.  
  • Évitez autant que possible les réunions « mixtes », réunissant collaborateurs en présentiel et collaborateurs à distance : les seconds se trouvent désavantagés par rapport aux premiers (déperdition d’informations, absence de proximité physique, etc.) 
  • Clarifiez les contextes de travail de vos équipes hybride / à distance, qui peuvent faire obstacle à une communication fluide avec leurs coéquipiers présentiels. 

3. Sélectionnez les outils adaptés à vos objectifs 

En fonction du but recherché, les outils à disposition n’ont pas tous le même degré de pertinence. Vous n’avez pas toujours besoin des technologies les plus sophistiquées pour collaborer efficacement. 

  • Distinguez : 
    – Les médias « riches », qui transmettent un maximum d’informations (le face à face de visu, la visioconférence, les plateformes collaboratives) des médias « maigres » (documents Word, Excel, livres blancs, mails) à la portée plus limitée. 
    Les médias synchrones, permettant un échange instantané (visu, téléphone, visioconférence) et les médias asynchrones (mails) transmettant l’information en différé. 
  • Ne priorisez pas systématiquement les médias riches et synchrones sous prétexte qu’ils transmettent davantage d’informations en temps réel. Suivez la règle d’or :  
    Les médias riches sont plus efficaces pour traiter les situations ambigües et/ ou complexes : coordination de projets difficiles, discussion de fond, travail collaboratif et créatif, développement de contenus, sélection des membres d’une équipe, etc. 
    Les médias maigres sont plus efficaces pour traiter les situations simples ou récurrentes : coordination de routine, échange rapide d’informations, etc. 
    En cas de nécessité d’action / d’éclaircissement immédiat rien ne vaut un appel téléphonique si vous êtes à distance ou une discussion en face à face si vous vous trouvez dans les mêmes locaux.  
  • N’hésitez pas à vous « répéter » sur différents types de médias (d’abord de visu ou en visio, puis rappel par mail ou téléphone, etc.) pour souligner l’importance d’un message. 
  • Mettez en place les mesures de sécurité appropriées pour assurer la sécurité et l’intégrité des données qui transitent de manière hybride. 

4. Evitez les pièges de la surdigitalisation  

L’hybridité démultiplie les possibilités de collaboration via les outils digitaux, mais leur utilisation doit être dosée pour ne pas altérer la performance globale de vos équipes. 

  • Structurez vos communications digitales en fonction de vos activités et non l’inverse, sinon vous serez sans cesse interrompu et ne pourrez plus vous concentrer sur l’avancée de vos dossiers. Coachez vos collaborateurs dans ce sens. 
  • Prévoyez des temps de transition à la fin de vos réunions virtuelles (10 minutes au moins) comme dans le monde réel. N’enchainez pas sans pause les visioconférences : vous perdrez en efficacité globale. 
  • Mixez les visioconférences, fatigante pour tous et potentiellement stressantes/intrusives pour les collaborateurs à domicile, avec les outils digitaux asynchrones : Slack ou les fonctions chat des plateformes (Microsoft Teams, Zoom). 
  • Proposez à vos interlocuteurs des alternatives au digital. Vous serez surpris de constater qu’ils préféreront parfois se déplacer ! 

5. Assurez le bien-être de vos équipes hybrides  

Le travail hybride dilue les contraintes et garde-fous du monde physique : veillez à la santé mentale et physique de vos troupes. 

  • Formez vos collaborateurs à conserver un juste équilibre vie privée / vie professionnelle dans leur nouveau cadre de travail. Pour la plupart d’entre eux, l’hybridité n’est pas naturelle : ils doivent se construire des repères. 
  • Apprenez à vos équipes à déconnecter quand ils sont à domicile. Incitez-les à se couper régulièrement des écrans et de toute sollicitation digitale professionnelle. 
  • Soyez attentif au bien-être de vos collaborateurs hybrides. Sachez repérer à distance des signes et des symptômes de malaise / surcharge digitale : mutisme ou au contraire agitation pendant une visioconférence, évitement des appels, mails envoyés la nuit, le week-end… 

© Copyright Business Digest - Tout droit réservé

Print

© copyright Business Digest, tout droit réservé